Stjórn

VERKLAGSREGLUR STJÓRNAR

Verklagsreglur stjórnar Samtaka sveitarfélaga og atvinnuþróunar á Norðurlandi eystra – SSNE

1. gr.
Almennt

1. Í samræmi við samþykktir SSNE setur stjórn sér starfsreglur þessar.
2. Stjórnarmenn skulu ávallt hafa að leiðarljósi grunnreglur góðrar stjórnsýslu m.a. um gagnsæja og upplýsta ákvarðanatöku og að lögmæt og málefnaleg sjónarmið ráði för við stjórn SSNE.
3. Allir stjórnarmenn skulu fá eintak af starfsreglum stjórnar SSNE og samþykktum félagsins. Skulu starfsreglurnar teknar til umræðu á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund þegar breyting hefur orðið á stjórn. Stjórnarmenn skulu staðfesta þær starfsreglur sem stjórnin setur sér með undirritun sinni.
4. Skipi stjórn einstaklinga fyrir sína hönd í starfshópa, stjórnir eða önnur verkefni, skal skipuninni fylgja erindisbréf. Í erindisbréfi skal koma fram hlutverk, ábyrgð, áætlaður fundarfjöldi, laun og annar áætlaður kostnaður.

2. gr.
Skyldur stjórnar

1. Stjórnarmönnum SSNE ber að mæta á alla boðaða fundi þ.e. stjórnarfundi og aðalfundi nema lögmæt forföll hamli. Stjórnarmönnum er heimilt að taka þátt í fundarstörfum með rafrænum hætti.
2. Stjórnarmenn skulu undirbúa stjórnarfundi m.a. með því að lesa gögn fundarins.
3. Tilkynna skal forföll tímanlega til formanns. Aðalmaður skal boða varamann í sinn stað.
4. Málefni stjórnarfunda SSNE eru bundin trúnaði, þegar það á við eftir sömu sjónarmiðum og gilda um umfjöllun einstakra mála á vettvangi sveitarstjórna.
5. Stjórnarmenn skulu kynna sér efni sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 og laga um byggðaáætlun og sóknaráætlanir nr. 69/2015.
6. Stjórnarmenn fylgja almennum reglum um hlutverk og valdmörk stjórna og fylgja þeim samskiptareglum sem um stjórnarsetu gilda.
7. Stjórnarmenn eiga rétt á að kynna sér öll þau gögn og upplýsingar sem þarf til að hafa fullan skilning á rekstri SSNE og til að taka upplýstar ákvarðanir um rekstur samtakanna.
8. Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri bera sameiginlega ábyrgð á því að stuðla að góðum starfsanda sín á milli.
9. Stjórnarmenn bera ábyrgð á því að tryggja markvissa og góða upplýsingagjöf til kjörinna fulltrúa þeirra sveitarfélaga sem þeir eru fulltrúar fyrir.

3. gr.
Verksvið stjórnar

1. Starf stjórnar fer eingöngu fram á stjórnarfundum. Nema annað sé sérstaklega ákveðið.
2. Stjórn er heimilt að taka einstök mál til meðferðar og ákvörðunar með rafrænum hætti utan hefðbundins stjórnarfundar, telji framkvæmdastjóri eða stjórnarmaður slíkt æskilegt. Mál verða ekki afgreidd með rafrænum hætti nema afstaða allra stjórnarmanna komi fram og sú ákvörðun skal síðan staðfest á næsta hefðbundna stjórnarfundi
3. Stjórn hefur eftirlit með rekstri SSNE og sér um að lögum, reglugerðum, samþykktum og markaðri stefnu sé fylgt.
4. Stjórnarmenn hlutast ekki til um störf starfsmanna. Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra.

4. gr.
Hlutverk formanns

1. Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnar, þ.á.m. gagnvart framkvæmdastjóra. Framkvæmdastjóri kemur fram fyrir hönd SSNE í málum er varðar daglegan rekstur þess.
2. Formaður kemur almennt fram fyrir hönd SSNE opinberlega. Formaður og framkvæmdastjóri koma sér saman um verklag sín á milli og í hvaða tilvikum framkvæmdastjóri komi fram fyrir hönd félagsins opinberlega.
3. Formaður ber meginábyrgð á verklagi stjórnar og skal sjá til þess að stjórnin fái sinnt hlutverki sínu með virkum hætti og að stjórnarmenn séu upplýstir um þau mál sem til umfjöllunar eru hjá félaginu á hverjum tíma.
4. Formaður stýrir stjórnarfundum og gerir dagskrá funda í samstarfi við framkvæmdastjóra.
5. Formaður stjórnar skal tryggja að á stjórnarfundum sé nægilegur tími gefinn til umræðna og ákvarðanatöku, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.
6. Formaður stjórnar þarf að gæta þess að allir stjórnarmenn fái sömu upplýsingar.

5. gr.
Fundir og boðun þeirra

1. Boða skal til fyrsta stjórnarfundar nýrrar stjórnar svo fljótt sem kostur er, þó eigi síðar en einum mánuði frá skipun stjórnar. Stjórn kýs sér varaformann. Stjórnin getur kosið ritara úr sínum hópi eða falið starfsmanni ritun fundargerða.
2. Framkvæmdastjóri í umboði formanns boðar til stjórnarfundar og skal fundarboð berast stjórnarmönnum og varamönnum í stjórn ekki síðar en tveimur sólarhringum fyrir fund. Fundarboði skal fylgja dagskrá fundar og þau gögn sem nauðsynleg teljast til þess að stjórnarmenn geti tekið upplýsta afstöðu til mála sem eru á dagskrá fundar.
3. Stjórnarfundi má halda með rafrænum hætti.
4. Halda skal stjórnarfundi að lágmarki tíu sinnum á ári. Tvisvar á ári er gerð áætlun um reglulega fundi stjórnar.
5. Boða skal til stjórnarfundar innan 14 daga óski a.m.k tveir stjórnarmanna eftir því.
6. Formaður stjórnar hefur í einstaka tilvikum heimild til að boða til skyndifundar með skemmri fyrirvara en starfsreglurnar kveða á um, enda sé það mat hans að málefni sem ræða skal á fundinum þoli ekki bið. Skulu þær ákvarðanir staðfestar á næsta reglubundna stjórnarfundi.
7. Stjórnarmaður á rétt á að láta færa í fundargerð bókun er varðar afstöðu hans til afgreiðslu mála.
8. Stjórn skal skrá trúnaðarmál í trúnaðarmálabók stjórnar sem varðveitt er með öruggum hætti á skrifstofu samtakanna.
9. Varaformaður stýrir stjórnarfundi forfallist formaður.

6. gr.
Lögmæti ákvarðana

1. Til að stjórn sé ályktunarbær þurfa allir stjórnarmenn að hafa fengið fundarboð í samræmi við ákvæði hér að framan og að meirihluti stjórnar sé mættur.
2. Einfaldan meirihluta þarf til samþykkis stjórnar. Séu atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns.

7. gr.
Fundargerðir

1. Fundargerð er eftir atvikum borin upp til samþykktar og undirritunar í lok hvers fundar eða send stjórnarmönnum með rafrænum hætti næsta dag til samþykktar. Stjórn skal bregðast við með samþykki eða athugasemdum innan tveggja sólarhringa nema annað sé ákveðið. Hafi svar ekki borist að þeim tíma liðnum telst fundargerð samþykkt af viðkomandi stjórnarmanni.

8. gr.
Vanhæfi

1. Vísað er til 20. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 um vanhæfisástæður.
2. Stjórnarmenn eiga að koma í veg fyrir að málefni þeirra, hvort heldur persónuleg eða viðskiptatengd, leiði til beinna eða óbeinna hagsmunaárekstra milli þeirra og SSNE.

9. gr.
Samskipti stjórnar og framkvæmdastjóra

1. Stjórn ræður félaginu framkvæmdastjóra, gengur frá starfslýsingu hans og veitir honum lausn frá störfum. Stjórn getur falið formanni stjórnar að annast samninga við framkvæmdastjóra um gerð ráðningarsamnings um starfskjör hans, sem stjórn skal staðfesta.
2. Framkvæmdastjóri tekur þátt í stjórnarfundum, með málfrelsi og tillögurétt. Stjórn getur þó óskað fjarveru framkvæmdastjóra undir einstökum dagskrárliðum eða á heilum stjórnarfundi. Ber framkvæmdastjóra að verða við slíkum óskum.
3. Framkvæmdastjóri getur kallað aðra starfsmenn inn á stjórnarfund til kynningar á einstökum þáttum í starfseminni.
4. Um hlutverk framkvæmdastjóra kemur fram í ráðningarsamningi og skal verkaskipting milli stjórnar og framkvæmdastjóra vera skýr.
5. Samskipti stjórnar og framkvæmdastjóra skulu byggjast á hreinskilni, heiðarleika og gagnkvæmu trausti og stuðla þannig að skilvirku og árangursríku starfi SSNE.